Stop met herhalen, start met groeien

AANLEIDING

De klant, een producent van hoogwaardige kunststof componenten voor de medische en automotive sector, kampte met een onoverzichtelijke en tijdrovende klachtenafhandeling. Klachten werden via e-mail, telefoon en zelfs fax ontvangen, wat leidde tot versnipperde informatie, vertragingen en het risico op het niet-systematisch oplossen van problemen. Dit resulteerde in ontevreden klanten, stijgende kosten door garantieclaims en een negatieve impact op de reputatie.

AANPAK

SynAutomation heeft een op maat gemaakte PowerApp ontwikkeld die de volledige 8D-klachtenafhandeling (Eight Disciplines) digitaliseert en automatiseert. De oplossing omvat:

• Centrale intake: Alle klachten worden gestandaardiseerd via een digitaal formulier ingevoerd, inclusief foto's, documenten en klantgegevens.
• Automatische workflow: Het systeem wijst automatisch verantwoordelijkheden toe, stuurt herinneringen en escaleert waar nodig.
• 8D-methodiek integratie: Elke fase van de 8D-methodiek (van probleembeschrijving tot preventieve maatregelen) wordt gestructureerd doorlopen met verplichte velden en goedkeuringsstromen.
• Kostenbeheersing: Een geïntegreerde module volgt alle kosten gerelateerd aan de klacht (onderzoek, rework, vervanging, transport) en genereert automatisch kostenrapportages.
• Management dashboard: Real-time inzicht in KPI's zoals klachtendoorlooptijd, kosten per klacht, terugkerende problemen en leveranciersprestaties.

RESULTAAT

Na implementatie van de PowerApp realiseerde de klant significante verbeteringen:

• 90% reductie in administratieve tijd voor het registreren en opvolgen van klachten.
• 60% kortere doorlooptijd van klachtafhandeling, van gemiddeld 45 naar 18 dagen.
• Volledige traceerbaarheid van alle klachten en genomen acties, wat audits aanzienlijk vereenvoudigt.
• 35% daling in kosten door betere analyse van terugkerende problemen en gerichtere preventieve maatregelen.
• Verhoogde klanttevredenheid door proactieve communicatie en snellere afhandeling.

AANLEIDING

Onze klant (vergelijkbaar met ASML) biedt voor zijn installed base een uitgebreide catalogus aan upgrades en opties: meer dan 200 opties, verdeeld over ruim 40 verschillende machineplatformen. Voor account managers, marketing en sales was het een dagelijkse uitdaging om vast te stellen welke opties op welke machine toepasbaar waren en welke randvoorwaarden (prerequisites) daarbij hoorden.

Het bepalen van toepasbaarheid, het achterhalen van de juiste prerequisites en het opstellen van een correcte offerte verliep volledig handmatig. Informatie was versnipperd over verouderde documenten, spreadsheets en de kennis die zich over de jaren had opgebouwd bij individuele engineers en productmanagers —de zogeheten tribal knowledge. Dit leidde tot lange doorlooptijden tussen klantvraag en offerte, inconsistente prijsstelling, fouten in prerequisites, rework door engineering en kennis die verloren dreigde te gaan bij het vertrek van ervaren medewerkers.

AANPAK

SynAutomation ontwikkelde een centrale webapplicatie die fungeert als one-stop-shop voor upgrades, opties en bijbehorende offertes. De applicatie is gebouwd met een React-frontend en een Java-backend, en ondersteunt account managers, marketing en sales bij het zelfstandig samenstellen van een correcte configuratie en calculatie.

De kern van de oplossing is een productregel-engine op basis van Configit, die per machineplatform automatisch bepaalt welke opties toepasbaar zijn en welke prerequisites verplicht zijn. Hierdoor is de bestaande tribal knowledge gestructureerd vastgelegd in een beheerbaar regelmodel, in plaats van verspreid in documenten en hoofden. De applicatie is geïntegreerd met SAP voor stamdata en pricing, met Siemens PLM voor de productstructuur en machineconfiguraties, en met ClearCase voor software-archiefdata, zodat alle relevante informatie realtime beschikbaar is binnen één interface.

Op basis van deze bronnen genereert de applicatie een consistente calculatie en compatibiliteitscheck, waarmee sales direct richting de klant kan. De applicatie wordt internationaal gebruikt en is Engelstalig uitgerold.

RESULTAAT

Het samenstellen van configuraties, het beoordelen van toepasbaarheid en het opstellen van de calculatie verloopt nu volledig gestructureerd binnen één centrale omgeving. De doorlooptijd van offertetrajecten is met meer dan 70% verkort, de consistentie in configuratie en prijsstelling is 100%, en configuratiefouten zijn volledig uitgebannen.

Daarnaast is kennis die eerder afhankelijk was van individuele medewerkers nu vastgelegd in een centraal, onderhoudbaar regelmodel. Sales en account management werken zelfstandig en schaalbaar, zonder in elke offertecyclus terug te vallen op engineering.

AANLEIDING

Een middelgrote productieonderneming (hout lijm producent) ervoer groeiende pijn bij de orderintake en productieplanning. Orders kwamen binnen via meerdere kanalen (e-mail, telefoon, EDI), wat leidde tot dubbele invoer, verkeerde prioritering en vertragingen. De productieplanning was grotendeels Excel-gebaseerd, wat resulteerde in suboptimale capaciteitsbenutting, frequente overuren en te late leveringen. Het bedrijf wilde een 'Smart Factory'-benadering maar wist niet waar te
beginnen.

AANPAK

SynAutomation voerde een grondige procesanalyse uit en ontwierp een geïntegreerde oplossing:

• Procesanalyse: Gedetailleerde analyse van de huidige order-to-cash cyclus, inclusief value stream mapping, bottleneck-identificatie en waste-eliminatie (Lean Six Sigma methodiek).
• Orderintake automatisering: Implementatie van een centraal ordermanagement systeem met EDI-integratie, automatische orderbevestigingen en validatie tegen voorraad en capaciteit.
• Geavanceerde planning: Vervanging van Excel door een APS-systeem (Advanced Planning & Scheduling) met AI-gestuurde capaciteitsoptimalisatie, rekening houdend met machinebeschikbaarheid, onderhoud, personeelscompetenties en leverancierslevertijden.
• Real-time monitoring: IoT-sensoren op kritieke machines gekoppeld aan een real-time dashboard voor OEE (Overall Equipment Effectiveness), productievoortgang en afwijkingen.
• Change management: Uitgebreide training, documentatie en begeleiding van medewerkers tijdens de transitie naar de nieuwe werkwijze.

RESULTAAT

Het project positioneerde de klant als Smart Factory-ready:

• 50% reductie in orderintake-tijd door automatisering en eliminatie van handmatige invoer.
• 30% verbetering in capaciteitsbenutting door geoptimaliseerde productieplanning.
• 45% daling in te late leveringen door betere voorspelbaarheid en proactieve capaciteitsmanagement.
• 20% reductie in overuren door gelijkmatigere werklastverdeling.
• Volledige data-gedreven besluitvorming met real-time dashboards voor management en shop floor.
• Solide basis voor verdere digitalisering en Industry 4.0 initiatieven gelegd.